Завершение проекта. Роль «Руководитель портфеля проектов»

В период с 11.11.26 по 23.11.26 23:59 после того, как руководитель проекта загрузит артефакты, Вам необходимо подтвердить результаты и достигнутые показатели проектов портфеля во вкладке  «Сверка результатов» , когда паспорт находится в статусе «Принятие результатов РПП» .    

 Для этого Вам необходимо зайти в форму проекта  «Сверка результатов» . 

 

 Далее для возможности редактирования необходимо нажать на кнопку с карандашиком в правом верхнем углу. 

 

 Откроется редактирование и в соответствующих столбцах разделов формы "Сверка результатов" : «Подтверждение результата проекта», «Подтверждение заявленных финансовых показателей», «Подтверждение заявленного показателя «Дополнительные источники поддержки проекта»», «Подтверждение заявленных показателей Стратегической цели», «Подтверждение собственных показателей проекта» поставить «да» или «нет» в графе «Подтверждение результата РПП» . Если Вы ответили «нет» , Вам необходимо оставить комментарий в столбце «Комментарий РПП» .  В разделе «Ключевые институциональные преобразования (трансформационные изменения) в университете, на реализацию которых оказал влияние проект» оставить комментарий в столбце "Комментарий РПП (полученные результаты и основные барьеры развития (ограничения), которые университету удалось преодолеть)" . 

 Для того, чтобы сохранить данные, необходимо нажать кнопку  «Сохранить изменения» в правом нижнем углу вкладки. 

 

 Далее Вам необходимо сообщить руководителям проектов о необходимости перевести паспорта в статус «Принятие результатов заказчиком», чтобы Заказчики приняли результаты, а УПРиСП и ПЭО валидировали результаты.  

 

 На этапе завершения проекта важно своевременно обеспечить исполнение контрактов по проекту. 

 Ключевые аспекты исполнения контрактов по проекту 

 1. Общие требования 

 Закрывающие документы являются обязательными для сдачи в бухгалтерию. 

 Срок сдачи:  не позднее  3 (трех) рабочих дней  с даты выполнения работ/услуг или отгрузки товара. 

   Ответственное подразделение:  Все комплекты документов сдаются в  Отдел контроля  согласно реестру. 

   2. Ключевые принципы 

 Своевременность:  Затягивание сроков сдачи недопустимо. 

 Оформление:  Все документы должны быть заполнены и оформлены надлежащим образом (подписи, печати, корректные реквизиты). 

   3. Порядок работы по типам договоров 

 Для всех договоров: Комплектность закрывающих документов определяется условиями конкретного договора. 

 Поэтапное закрытие :  Если в договоре предусмотрено поэтапное выполнение работ/оказание услуг, то и закрывающие документы сдаются по этапам, по мере их завершения. 

   4. Особенности по товарам 

 Взаимодействие:  Ответственный по договору обязан координировать приемку товара через  склад . 

 Контроль до конца:  Ответственный не только обеспечивает приемку товара, но и полное документальное сопровождение. 

 Необходимо проконтролировать, чтобы товарная накладная была оформлена и передана в бухгалтерию. 

 При приемке товара обязательно убедиться в его соответствии. 

 Получить контактные данные представителя контрагента . 

   5. Состав закрывающих документов (минимальный комплект) 

 Обязательно:  Подписанный с нашей стороны и контрагентом  Акт выполненных работ/оказанных услуг  или  Товарная накладная . 

 Счет-фактура:  Предоставляется  ОБЯЗАТЕЛЬНО , если в договоре прямо указано, что работа/услуга/поставка облагается НДС. 

   Все вопросы по оформлению документов для сдачи можно задать в каб. 124. Дхиман Индира Мулчандовна 25-93 

 Порядок сдачи закрывающих документов 

 

 

 

 

 Закрывающими (Первичными) документами мы будем называть любые документы, которые являются основанием для бухгалтерской операции:   

   

 

   Акт выполненных работ, услуг или УПД (универсально-передаточный документ) или ТТН (Товарно-транспортная накладная).   

 

 Первичные документы должны быть оформлены в соответствии с договором, за подписью курирующего проректора или директора и заверены печатью.   

   

 ! Обязательно указывать ответственное лицо и контактный номер по предоставлению закрывающих документов. 

 

 

 Необходимые документы для оплаты факта хозяйственной деятельности по Счёту : 

   

 

   Счет на оплату , заверенный курирующим проректором или директором; 

   Акт выполненных услуг или УПД (универсально-передаточный документ) или ТТН (Товарно-транспортная накладная); 

  Если контрагент работает с НДС, то счет-фактура.   

 

 ! В течение (3) трех рабочих дней предоставить закрывающие документы в отдел контроля (каб. 124, Ректорат).     

   

 Необходимые документы для оплаты факта хозяйственной деятельности по Договору :   

   

 Акты выполненных работ и услуг сдаются материально ответственными лицами в отдел эффективного использования материальных ресурсов согласно реестру ( каб. 127, Эрисмана ). 

   

 Далее документы поступают последовательно в отделы: 

   

 

 в отдел ведения реестра контрактов 

 в бухгалтерию   

 

 Товарно-транспортные накладные сдаются материально ответственными лицами  на склад материального обеспечения.   

 Оргтехника (Б.Пироговская 2 стр. 6, Жеребцова Н.П.) Реагенты (Трубецкая 8 стр. 2, Киселева М.Н.)   

   

 Далее документы поступают последовательно в отделы: 

 

   в отдел эффективного использования материальных ресурсов согласно реестру 

 в отдел ведения реестра контрактов 

 в бухгалтерию