Завершение проекта. Роль «Руководитель проекта»

В период с 11.11.26 по 23.11.26 23:59 Вам необходимо провести процедуру оценки результатов по проекту за отчетный год . 

 Для этого Вам необходимо: 

 1. Внести данные в шаблон проекта «Сверка результатов» и перевести паспорт в статус «Принятие результатов РПП». Для этого необходимо зайти в проект, открыть шаблон "Сверка результатов", нажать на карандашик в верхнем правом углу для возможности редактирования. 

 

 2. Заполнить шаблон паспорта проекта «Сверка результатов», т.е. подгрузить все подтверждающие артефакты и ,при необходимости, оставить комментарий в соответствующих ячейках по следующим разделам: 

 - Подтверждение результата проекта, 

 - Подтверждение заявленных финансовых показателей, 

 - Подтверждение заявленного показателя "Дополнительные источники поддержки проекта", 

 - Подтверждение заявленных показателей достижения Стратегической цели № 1, № 2, № 3, № 4 или № 5, 

 - Подтверждение собственных показателей проекта,  

 - заполнить раздел "Ключевые институциональные преобразования (трансформационные изменения) в университете, на реализацию которых оказал влияние проект" 

 и нажать в правом верхнем углу вкладки «Сверка результатов» нажать кнопку  «Сохранить» . 

 

 

 3. Далее перевести проект в статус "Принятие результатов РПП" . Для этого Вам необходимо нажать в правом верхнем углу синюю кнопку «Согласование и смена статуса». Перед Вами появится окно, в котором Вам необходимо выбрать «Инициация заполнения вкладки Сверка результатов паспорта проекта» . В этом статусе руководитель портфеля проектов подтверждает результаты по проекту и показатели проекта, оставляет комментарии в соответствующих столбцах. 

 

 4. Перевести проект в статус «Принятие результатов заказчиком» . Для этого, после подтверждения результата от руководителя портфеля проектов, нажмите синюю кнопку в правом верхнем углу вкладки «Согласование и смена статуса» . Перед Вами появится окно, в котором Вам необходимо выбрать «Направить на согласование результатов с Заказчиком» и выбрать "Лист согласования РПП", чтобы согласовать заполненный шаблон "Сверка результатов с РПП"  . 

 

 

 5. После того как РПП заполнит и согласует данные в шаблоне "Сверка результатов"  проект перейдет на статус "Принятие результатов заказчиком" . 

 ! Для того, чтобы Заказчик нашел Ваш проект в ИСУП, Вам необходимо отправить ID проекта и ссылку на проект Заказчику . 

 После того как Заказчик согласует данные в шаблоне "Сверка результатов" необходимо в правом верхнем углу нажать на кнопку  "Согласование и смена статуса", выбрать "Направить на стадию "Приемка результатов завершена". 

 

 Выбрать лист согласования - Лист согласования на стадии "Принятие результатов Заказчиком" 

 

 

 6. После того, как результаты проекта согласуют Заказчик, УПРиСП и ПЭО, перевести проект в статус «Приемка завершена» . Для перевода статуса паспорта необходимо нажать в правом верхнем углу синюю кнопку «Согласование и смена статуса». Перед Вами появится окно, в котором нужно выбрать лист согласования. 

 В случае необходимости дозагрузки артефактов в паспорт проекта его можно перевести на следующую стадию  "Приемка завершена. Дозагрузка артефактов" и обратно в статус "Приемка завершена" . 

 

 На этапе завершения проекта важно своевременно обеспечить исполнение контрактов по проекту. 

 Ключевые аспекты исполнения контрактов по проекту 

 1. Общие требования 

 Закрывающие документы являются обязательными для сдачи в бухгалтерию. 

 Срок сдачи:  не позднее  3 (трех) рабочих дней  с даты выполнения работ/услуг или отгрузки товара. 

   Ответственное подразделение:  Все комплекты документов сдаются в  Отдел контроля  согласно реестру. 

   2. Ключевые принципы 

 Своевременность:  Затягивание сроков сдачи недопустимо. 

 Оформление:  Все документы должны быть заполнены и оформлены надлежащим образом (подписи, печати, корректные реквизиты). 

   3. Порядок работы по типам договоров 

 Для всех договоров: Комплектность закрывающих документов определяется условиями конкретного договора. 

 Поэтапное закрытие :  Если в договоре предусмотрено поэтапное выполнение работ/оказание услуг, то и закрывающие документы сдаются по этапам, по мере их завершения. 

   4. Особенности по товарам 

 Взаимодействие:  Ответственный по договору обязан координировать приемку товара через  склад . 

 Контроль до конца:  Ответственный не только обеспечивает приемку товара, но и полное документальное сопровождение. 

 Необходимо проконтролировать, чтобы товарная накладная была оформлена и передана в бухгалтерию. 

 При приемке товара обязательно убедиться в его соответствии. 

 Получить контактные данные представителя контрагента . 

   5. Состав закрывающих документов (минимальный комплект) 

 Обязательно:  Подписанный с нашей стороны и контрагентом  Акт выполненных работ/оказанных услуг  или  Товарная накладная . 

 Счет-фактура:  Предоставляется  ОБЯЗАТЕЛЬНО , если в договоре прямо указано, что работа/услуга/поставка облагается НДС. 

   Все вопросы по оформлению документов для сдачи можно задать в каб. 124. Дхиман Индира Мулчандовна 25-93 

 Порядок сдачи закрывающих документов 

 

 

 

 Закрывающими (Первичными) документами мы будем называть любые документы, которые являются основанием для бухгалтерской операции:     

 

   Акт выполненных работ, услуг или УПД (универсально-передаточный документ) или ТТН (Товарно-транспортная накладная).   

 

 Первичные документы должны быть оформлены в соответствии с договором, за подписью курирующего проректора или директора и заверены печатью.     ! Обязательно указывать ответственное лицо и контактный номер по предоставлению закрывающих документов. 

 Необходимые документы для оплаты факта хозяйственной деятельности по Счёту :   

 

   Счет на оплату , заверенный курирующим проректором или директором; 

   Акт выполненных услуг или УПД (универсально-передаточный документ) или ТТН (Товарно-транспортная накладная); 

  Если контрагент работает с НДС, то счет-фактура.   

 

 ! В течение (3) трех рабочих дней предоставить закрывающие документы в отдел контроля (каб. 124, Ректорат).       Необходимые документы для оплаты факта хозяйственной деятельности по Договору :     Акты выполненных работ и услуг сдаются материально ответственными лицами в отдел эффективного использования материальных ресурсов согласно реестру ( каб. 127, Эрисмана ).   Далее документы поступают последовательно в отделы:   

 

 в отдел ведения реестра контрактов 

 в бухгалтерию   

 

  Товарно-транспортные накладные сдаются материально ответственными лицами  на склад материального обеспечения. 

 Оргтехника (Б.Пироговская 2 стр. 6, Жеребцова Н.П.) Реагенты (Трубецкая 8 стр. 2, Киселева М.Н.)     Далее документы поступают последовательно в отделы: 

 

   в отдел эффективного использования материальных ресурсов согласно реестру 

 в отдел ведения реестра контрактов 

 в бухгалтерию