Завершение проекта. Роль «Руководитель проекта»

В период с 11.11.26 по 23.11.26 23:59 Вам необходимо провести процедуру оценки результатов по проекту за отчетный год.

Для этого Вам необходимо:

Внести данные в шаблон проекта ««Сверка результатов»» и перевести паспорт в статус ««Принятие результатов РПП»». Для этого необходимо зайти в проект, открыть шаблон "Сверка результатов", нажать на карандашик в верхнем правом углу для возможности редактирования.

Заполнить шаблон паспорта проекта ««Сверка результатов»», т.е. подгрузить все подтверждающие артефакты и ,при необходимости, оставить комментарий в соответствующих ячейках по следующим разделам:

- Подтверждение результата проекта,

- Подтверждение заявленных финансовых показателей,

- Подтверждение заявленного показателя "Дополнительные источники поддержки проекта",

- Подтверждение заявленных показателей достижения Стратегической цели № 1, № 2, № 3, № 4 или № 5,

- Подтверждение собственных показателей проекта,

- заполнить раздел "Ключевые институциональные преобразования (трансформационные изменения) в университете, на реализацию которых оказал влияние проект"

и нажать в правом верхнем углу вкладки ««Сверка результатов»» нажать кнопку ««Сохранить»».

2. Перевести проект в статус "Принятие результатов". Для этого Вам необходимо нажать в правом верхнем углу синюю кнопку ««Сменить статус»». Перед Вами появится окно, в котором Вам необходимо выбрать ««Принятие результатов»» и нажать кнопку ««Изменить статус»». В этом статусе руководитель портфеля проектов подтверждает результаты по проекту и показатели проекта, оставляет комментарии в соответствующих столбцах.

3. Перевести проект в статус ««Принятие результатов заказчиком»». Для этого, после подтверждения результата от руководителя портфеля проектов, нажмите синюю кнопку в правом верхнем углу вкладки ««Сменить статус»». Перед Вами появится окно, в котором Вам необходимо выбрать ««Инициировать принятие результатов заказчиком»» и нажать ««Изменить статус»».

! Для того, чтобы Заказчик нашел Ваш проект в ИСУП, Вам необходимо отправить ID проекта и ссылку на проект Заказчику.

4. После того, как результаты проекта согласуют Заказчик, УПРиСП и ПЭО, перевести проект в статус ««Проект завершен»». Для перевода статуса паспорта необходимо нажать в правом верхнем углу синюю кнопку ««Сменить статус»». Перед Вами появится окно, в котором нужно выбрать ««Проект завершен»» и нажать ««Изменить статус»».

На этапе завершения проекта важно своевременно обеспечить исполнение контрактов по проекту.

Ключевые аспекты исполнения контрактов по проекту

1. Общие требования

Закрывающие документы являются обязательными для сдачи в бухгалтерию.

Срок сдачи: не позднее 3 (трех) рабочих дней с даты выполнения работ/услуг или отгрузки товара.

Ответственное подразделение: Все комплекты документов сдаются в Отдел контроля согласно реестру.

2. Ключевые принципы

Своевременность: Затягивание сроков сдачи недопустимо.

Оформление: Все документы должны быть заполнены и оформлены надлежащим образом (подписи, печати, корректные реквизиты).

3. Порядок работы по типам договоров

Для всех договоров: Комплектность закрывающих документов определяется условиями конкретного договора.

Поэтапное закрытие: Если в договоре предусмотрено поэтапное выполнение работ/оказание услуг, то и закрывающие документы сдаются по этапам, по мере их завершения.

4. Особенности по товарам

Взаимодействие: Ответственный по договору обязан координировать приемку товара через склад.

Контроль до конца: Ответственный не только обеспечивает приемку товара, но и полное документальное сопровождение.

Необходимо проконтролировать, чтобы товарная накладная была оформлена и передана в бухгалтерию.

При приемке товара обязательно убедиться в его соответствии.

Получить контактные данные представителя контрагента.

5. Состав закрывающих документов (минимальный комплект)

Обязательно: Подписанный с нашей стороны и контрагентом Акт выполненных работ/оказанных услуг или Товарная накладная.

Счет-фактура: Предоставляется ОБЯЗАТЕЛЬНО, если в договоре прямо указано, что работа/услуга/поставка облагается НДС.

Все вопросы по оформлению документов для сдачи можно задать в каб. 124. Дхиман Индира Мулчандовна 25-93

Порядок сдачи закрывающих документов

Закрывающими (Первичными) документами мы будем называть любые документы, которые являются основанием для бухгалтерской операции:

Акт выполненных работ, услуг или УПД (универсально-передаточный документ) или ТТН (Товарно-транспортная накладная).

Первичные документы должны быть оформлены в соответствии с договором, за подписью курирующего проректора или директора и заверены печатью. ! Обязательно указывать ответственное лицо и контактный номер по предоставлению закрывающих документов.

Необходимые документы для оплаты факта хозяйственной деятельности по Счёту:

Счет на оплату, заверенный курирующим проректором или директором;
Акт выполненных услуг или УПД (универсально-передаточный документ) или ТТН (Товарно-транспортная накладная);
Если контрагент работает с НДС, то счет-фактура.

! В течение (3) трех рабочих дней предоставить закрывающие документы в отдел контроля (каб. 124, Ректорат). Необходимые документы для оплаты факта хозяйственной деятельности по Договору: Акты выполненных работ и услуг сдаются материально ответственными лицами в отдел эффективного использования материальных ресурсов согласно реестру (каб. 127, Эрисмана). Далее документы поступают последовательно в отделы:

в отдел ведения реестра контрактов
в бухгалтерию

Товарно-транспортные накладные сдаются материально ответственными лицами на склад материального обеспечения.

Оргтехника (Б.Пироговская 2 стр. 6, Жеребцова Н.П.) Реагенты (Трубецкая 8 стр. 2, Киселева М.Н.) Далее документы поступают последовательно в отделы:

в отдел эффективного использования материальных ресурсов согласно реестру
в отдел ведения реестра контрактов
в бухгалтерию